Remboursement des frais de buvette : modèle de note

Mis à jour le 25 octobre 2026·2 min de lecture

Après la fête, un bénévole qui a avancé de l'argent pour la buvette doit être remboursé. Cette note de frais donne le modèle à remplir, avec les pièces à joindre. Les textes de santé publique ne règlent pas ce remboursement : il suit les règles internes de l'association.

Ce que doit contenir une note de frais

Une note claire se rembourse plus vite. Elle comprend :

• le nom et la fonction du bénévole qui a avancé les frais ;
• l'objet : la buvette de la manifestation, avec son nom et sa date ;
• la liste des dépenses, une ligne par achat, avec le montant ;
• le total, le numéro de la pièce jointe pour chaque ligne, la date et la signature.

Un ticket effacé, une facture établie au nom d'une autre personne ou une dépense qui ne se rattache pas à la buvette retardent le remboursement. Si la fête comporte d'autres stands, séparez leurs dépenses de celles de la buvette dès le départ.

Modèle de note

Pour que la caisse de la fête reste juste, la recette de la buvette ne se mélange pas avec ces dépenses. La page sur la caisse de la buvette détaille ce point.

Les pièces à garder

Gardez les tickets d'achat et les factures, classés par manifestation, avec la note signée. Une dépense sans pièce est plus difficile à justifier au moment du bilan de la fête. Le modèle prévoit une pièce par dépense.

Préparer ma demande au maire

Si vous avez loué du matériel ou demandé un prêt à la commune, gardez aussi le document qui le prouve, avec la demande de prêt de matériel.

Les références pour votre dossier

• Article L. 3334-2 : l'autorisation de buvette, qui reste une démarche distincte